Det är alltid spännande när du som konsult kan vara med och bidra och skapa värde på riktigt för det företag där du har ditt uppdrag. När det dessutom skapar goda minnen och starka band mellan företag, chef och medarbetare känns det ännu roligare säger Johanna Torell som arbetar som program och projektledare inom On & Offboarding för olika plattformar inom HR.
Kommer du ihåg din första dag på jobbet? Johanna säger att hur första dagen och veckorna är planerade ligger till grund för att skapa en bra upplevelse. En tydlig process bidrar till starka relationer mellan medarbetare vilket gör att alla är med och bidra till företagets mål och strategiska riktning. Nya medarbetare ska känna sig välkomna och inkluderade och när de lämnar ska de göra det som ambassadörer.
Flertalet av de företag som Johanna arbetat med har sett att utöver vikten av att skapa en positiv upplevelse för de som börjar och lämnar. Företag gynnas av att ha en tydlig On & Offboardingprocess eftersom det minskar personalomsättningen som kan medföra ökade kostnader. Enligt forskning från Harvard Business Review leder en tydlig onboardingprocess till att nyanställda kommer igång 50 % snabbare och minskar risken betydligt för att de slutar inom de första två åren. En tydlig process ökar också medarbetarnas tillfredsställelse och engagemang eftersom den sätter rättnivå på förväntningar på alla inblandade.
En process att följa för hela företaget
Onboardingen startar när en kandidat har tackat ja till ett uppdrag. Då startas ett antal aktiviteter, såsom undertecknande av kontrakt, ordna med arbetsplatsen så att dator, telefon finns men också att den nyanställde har tillgång till kontoret och första kontakten med sina nya kollegor. Det är också av vikt att processen följer befintliga regler och riktlinjer, samt att all utrusning är redo till dag ett, annars kan det innebära stora kostnader.
Det är flera avdelningar som är involverade i processen, t.ex. den rekryterande chefen, mentorn, HR, Inköp, Säkerhet, IT och Facility Management. Hur väl denna process klaffar är avgörande för hur snabbt den anställde kan börja bidra, arbeta effektivt och känna sig som en del av bolaget. Därefter kan anpassning göras för specifika krav inom olika avdelningar, t.ex. uppföljning av obligatoriska utbildningar eller vilka kollegor man ska träffa för att komma igång i den nya rollen.
En tydlig offboardingprocess är lika viktig. Dels för att behålla god relation med den som lämnar och för att säkra att inget går förlorat. Det är viktigt att det sker en kunskapsöverföring till en ny medarbetare och att IT-utrustning lämnas tillbaka i tid eftersom det kan medföra att känslig information läcker ut och att kostnader för licenser och utrustning pågår. Det är också en möjlighet för lärdom och förstå varför medarbetaren lämnar och fokusera på eventuella förbättringsmöjligheter.
Så skapar du ett lyckat projekt
"Grunden ligger i företagets egna processer och deras best practice säger Johanna.” För att definiera dem börjar Johanna och hennes team samla in kunskap som redan finns i organisationen. Vi genomför flertalet intervjuer med chefer, specialister och medarbetare som arbetar med On & offboarding på olika sätt, för att få så mycket input som möjligt. Utifrån det tar vi fram en gemensam harmoniserad global process för att stödja verksamheten på bästa sätt, så att varje medarbetare blir bemött på ett och samma sätt", säger Johanna
Välj rätt verktyg för att stötta processen
För att stötta processen krävs ett verktyg där alla aktiviteter kan följas upp med checklistor och påminnelser så att alla inblandade kan agera på sina uppgifter i tid.
Johanna har en vana av att arbeta agilt och införa den nya processen i flera steg så att det synkas med utvecklingen av det nya verktyget.
Idag på marknaden finns det flera olika digitala verktyg för att stötta företag med On & Offboarding processerna. Inom Johannas team Digital Enablement är de experter på att guida dig till valet av rätt plattform, exempelvis ServiceNow, SuccessFactors med flera. Vi är med hela vägen från visions- och behovsanalysen, förändringsledning, hjälpa till att samla in krav, till att vara en del av upphandlingen och sedan genomföra implementationen.
Är du nyfiken på att höra mer? Kontakta oss på CoreChange!
CoreChange: Apr 8, 2024 12:33:01 PM
CoreChange